Business & Bubbles

NOV.5th Business

Author

Zo ruim je je uitpuilende mailbox op

Schep orde in de chaos

Elke keer als je je mailbox opent, houd je je hart vast. Het is inmiddels zo erg dat je nekharen al overeind gaan staan als je het woord mailbox hoort. Dat verschrikkelijke woord doet je immers denken aan die 1001 mailtjes die op je zitten te wachten. Nieuwe mailtjes, mailtjes die je nog moet beantwoorden, mailtjes die je moet bewaren en ongewenste mailtjes dansen voor je ogen. Je ziet door de bomen het bos niet meer. Adem in, adem uit. Wij hebben een makkelijke oplossing voor je probleem gevonden. Met deze 5 stappen ruim je in no time je uitpuilende mailbox op.

Baan je een weg uit de mist

Iedere doorgewinterde girlboss, ambitieuze starter en corporate tijger kent de uitpuilende mailbox. Vaak breekt het zweet je al uit vóórdat je je mailbox opent. Omdat je weet wat je te wachten staat. Je moet je een pad door de mailjungle banen. En dat is soms best lastig.

Je wilt mailtjes die je nog moet beantwoorden of waar je nog iets mee moet doen, zoals pitchen voor een opdracht of informatie opzoeken die je niet zo één-twee-drie bij de hand hebt, in je mailbox laten staan zodat je het ‘overzicht’ bewaart – dat je overigens al láng kwijt bent. Maar je weet ook niet hoe je het efficiënter kunt aanpakken. Ondertussen wordt je mailbox voller en je hoofd mistiger. Gelukkig hebben wij de oplossing voor je gevonden. Gebruik deze 5 stappen om je mailbox op orde te krijgen en de mist te laten optrekken.

Stap 1: houd werk en privé gescheiden

Het kan verleidelijk zijn om je oude e-mailadres aan te houden als je je eigen onderneming start. Of om je werkmail ook aan je privécontacten door te spelen. Ons advies? Doe het niet. Houd werk en privé gescheiden door van twee e-mailadressen gebruik te maken. Zodat je niet opeens honderd mailtjes over een familie-uitje hebt en je daardoor een belangrijke mail over het hoofd ziet. En je extra veel tijd moet besteden aan het nalopen van al je mailtjes.

Stap 2: maak mappen aan

Je krijgt in je mailbox allerlei verschillende mailtjes van potentiële opdrachtgevers, klanten en investeerders. Maar ook van andere ondernemers die met jou willen samenwerken, die je willen uitnodigen voor een event of die een middagje met je willen sparren. Sommige van deze mailtjes moeten direct beantwoord worden, andere mailtjes kunnen even wachten. En soms moet je eerst iets uitzoeken voordat je een mailtje kunt beantwoorden.

Als je alles in je mailbox laat staan dat dringend is en wat je nog een keer moet doen, blijft je mailbox propvol. Maak daarom mappen in je inbox, zoals:

  • Uitzoekwerk – mailtjes die je nog niet kunt beantwoorden omdat je nog geen antwoord hebt op de gestelde vraag
  • Pitchen – als je bijvoorbeeld binnen een week op een opdracht kunt pitchen
  • Dringend – mailtjes die je niet binnen 2 minuten kunt beantwoorden, maar die wel om een snelle reactie vragen
  • Mogelijk interessant – alles wat geen prioriteit heeft maar wel interessant kán zijn, zoals nieuwsbrieven of persberichten met relevante nieuwtjes uit je vakgebied
  • Afgehandeld – zodat je alle behandelde mailtjes nog een keer kunt teruglezen

Klinkt dit als te veel moeite? Geloof me, dat is het niet. Je kunt je mailtjes makkelijk verslepen en de mappen aanmaken kost je ook maar enkele minuten. Maar die enkele minuten zorgen er wel voor dat je orde in de chaos schept en het rustiger wordt in je hoofd. En dat heb je er wel voor over, toch?

Stap 3: controleer je spamfilter

Je hebt altijd een ongewenste-e-mailmap, maar die is niet altijd even scherp. Dat heb je vast wel gemerkt. Het kan zijn dat je spamfilter nog niet heel streng is afgesteld. Als dat zo is, kun je ervoor zorgen dat je nog minder spam ontvangt door je spamfilterinstellingen aan te passen.

Vergeet alleen niet om af en toe je ongewenste-e-mailmap te controleren. Vooral als je je spamfilter heel scherp hebt afgesteld. Want het kan ook weleens misgaan. Laatst vond ik bijvoorbeeld nog een mailtje van een van onze gastschrijvers tussen de spam. Je kunt je vast wel voorstellen dat je geen mail van potentiële opdrachtgevers in je spam wilt aantreffen, maanden na dato, waardoor ze inmiddels naar de concurrent zijn gegaan. Je hebt het mailtje immers nooit beantwoord.

Stap 4: loop je nieuwsbrieven na

Ben jij ook geneigd om overal snel doorheen te klikken? Dan kan het zijn dat je je voor heel wat nieuwsbrieven hebt aangemeld waar je niets (meer) aan hebt. Loop daarom al je nieuwsbrieven eens na en bekijk waar je iets mee kunt en welke nieuwsbrieven alleen maar ruimte in beslag nemen. Meestal kun je je ook weer heel makkelijk uitschrijven door deze optie onderaan een nieuwsbrief aan te klikken.

Stap 5: houd alles op orde

Als je mailtjes wist, komen ze in je prullenbak terecht. Wat betekent dat ze nog steeds opslagruimte innemen in je mailbox. Om meer opslagruimte te creëren, kun je je dus eerst op je verwijderde items richten. Dit hoef je overigens niet alleen te doen om ruimte te creëren. Leeg je prullenbak minstens één keer per week. Want ook dat draagt bij aan een opgeruimd gevoel en meer rust in je hoofd.

Tip: werk volgens de 2-minutenregel

Staan er mailtjes in je inbox die je binnen 2 minuten kunt beantwoorden? Doe dat dan ook. Angelika testte de 2-minutenregel voor  Business & Bubbles. Het resultaat? Het was niet makkelijk, maar het gaf haar wel meer rust in haar hoofd. Time management is everything.

Bonustip: plan speciale-mappentijd in

Oké, nog één laatste tip: plan speciale-mappentijd in, zodat je deze mappen niet over het hoofd gaat zien. Want de mailtjes in je speciale mappen zijn immers ook belangrijk, maar ze hebben iets meer uitwerking nodig, extra informatie die jij nog moet vergaren of een knallende pitch.

Heb jij nog andere tips? Deel ze dan met onze lezers.

Business


#investering #officelife #tech

Read more articles

Share this article

Author


Leeft in haar eigen bubbel, waarin de zon altijd schijnt. Droomt van een huis in de bergen met haar chileno, een grote moestuin en een roedel straathonden waar ze heerlijk achter haar laptop teksten kan tikken.

Comments